Helsingin Lääkärikeskus Oy yhtenäisti tietokantansa Microsoft Dynamics CRM -ratkaisun avulla

Kun puhutaan terveydenhuollon asiakarekistereistä, on sanomattakin selvää, että on kyse kriittisistä tietokannoista ja järjestelmistä, joiden on toimittava luotettavasti ja oltava helposti hallinnoitavissa ja päivitettävissä. Helsingin Lääkärikeskus Oy:n uudistettua asiakkuudenhallintajärjestelmänsä Microsoft Dynamics CRM -ratkaisun avulla yhtiön 17 toimipaikan rekisterit toimivat nyt saumattomasti yhdessä ja myynti sai tuekseen uuden tehokkaan, keskitetyn työkalun.

Vuonna 2008 Helsingin Lääkärikeskus Oy panosti erityisesti myyntiin ja Yhtymään hankittiin lisää resursseja. Samaan aikaan kuitenkin havaittiin, että talon sisällä aikanaan rakennettu asiakasrekisteri ei enää vastannut tämän päivän tarpeita, eikä järjestelmälle myöskään löytynyt enää ylläpitäjää. Tarvittiin siis uusi ratkaisu, joka mahdollistaisi keskitetyn tietojen hallinnan, raportoinnin ja tulosten mittaamisen, ja toimisi näin ensisijaisesti työkaluna myyjille.

Tiukalla aikataululla kohti päämäärää

Kartoitettuaan tarjolla olevat vaihtoehdot, Lääkärikeskusyhtymästä käännyttiin Codebakersin puoleen. ”Olimme kuulleet Codebakersistä hyvää palautetta muualta, joten päätös oli helppo”, kertoo Anne-Maj Candolin Helsingin Lääkärikeskuksesta. ”Meille oli myös merkittävää, että pääsimme Codebakersin kanssa hyvin nopealla aikataululla liikkeelle, koska projekti oli siinä vaiheessa jo venynyt talon sisällä.” Tavoitteena oli saada kaikki toiminnot käyttöön vuoden vaihteeseen mennessä, joten aikataulu oli haasteellinen. Hyvällä yhteistyöllä projektia vietiin eteenpäin ja asiakkaat siirrettiin uuteen järjestelmään.

Yhtenäinen järjestelmä pitää liiditkin tallessa

Suurin hyöty Helsingin Lääkärikeskukselle on se, että uuden asiakkuudenhallintajärjestelmän avulla asiakasrekisteri, tarjouskanta ja potentiaaliset asiakkaat löytyvät nyt yhdestä paikasta. ”Tietokanta on myyjiemme tärkein työkalu. Sinne päivitetään kaikki päivän aikan tehty työ; kontaktit, puhelut, tarjoukset, jne.”, Candolin summaa. ”Ennen CRM:n käyttöönottoa nämä tiedot oli hajautettu useaan eri paikkaan, ja esim. myyntiliidejä ei tallennettu keskitetysti mihinkään”. Yhtenäisestä järjestelmästä saadaan ulos hyödyllistä ja ajantasaista tietoa, mittareita ja seurantaa helpottamaan päätöksentekoa. Järjestelmän myötä on saatu myös yhteinen tapa toimia, joka päivittäisen työn lisäksi helpottaa myös muunmuassa sijaistamista.

Asiakkuudenhallintajärjestelmän uudistamisen ohella Lääkärikeskuksen sähköpostijärjestelmäkin päivitettiin Microsoft Outlookiin.

Paljon mahdollisuuksia laajentaa

Dynamics CRM on helposti integroitavissa erilaisiin järjestelmiin, ja tarjoaa siten paljon mahdollisuuksia myös laajentaa alustan käyttöä tulevaisuudessa. ”Tietokannan yhtenäistäminen on tehostanut kaikkien työtä. Tuplatekeminen on jäänyt pois, kun esim. myyjillä on tarvittavat tiedot koneellaan myös asiakkaan luona. Keväällä 2009 otamme käyttöön yhteisen kalenterin, joka tulee varmasti helpottamaan työtämme entisestään. Vaikka aluksi tuntui että opettelemista oli paljon, nyt kaikki osaavat jo käyttää uutta järjestelmää niinkuin se olisi arkipäivää.” Anne-Maj Candolin sanoo.

Keskittämällä ja yhtenäistämällä ratkaisuja saavutetaan myös kustannussäästöjä esim. ajankäytössä tai resursoinnissa. ”Normaalisti tämän tyyppisissä ratkaisuissa 6-12 kuukauden käyttö tuo investoinnin takaisin”, Sampo Suomalainen CodeBakersista kertoo. ”Siihen vaikuttaa kuitenkin merkittävästi se, että koko organisaatio sitoutuu uuden järjestelmän käyttöön. Tässä kohtaa Codebakersillä onkin tärkeä rooli konsultoijana kannustaa asiakasta. Candolinin tiimi Helsingin Lääkärikeskuksessa on erittäin tehokas ja meillä oli alusta asti yhteinen tahto tehdä tästä hyvä järjestelmä. Uskon siis, että yhteistyö tulee jatkossakin sujumaan hienosti”, Suomalainen kiteyttää.

Helsingin Lääkärikeskus Oy:llä, eli Uudellamaalla toimivalla Lääkärikeskus Yhtymällä, on yhteensä 17 toimipistettä, n. 600 vastaanottavaa lääkäriä lähes kaikilta kliinisen lääketieteen erikoisaloilta, sekä muuta henkilökuntaa yli 300. Yhtiön liikevaihto on n. 28 miljoonaa euroa, josta n. 50% tulee työterveyshuollosta ja loput yksityisasiakkaista, sekä yritys- ja vakuutusasiakkaista.